Medisch Secretaresse

Ben jij dé aangewezen persoon om direct in te springen in de complexe zorglogistiek en het antwoord te bieden waar het maar nodig is? Weet je zorgprocessen soepel te laten verlopen en zo onze behandelaren te ontzorgen?
Ben je daarnaast gestructureerd, niet bang voor hectiek, deadlines én een kei in plannen en organiseren?
Dan zijn wij op zoek naar jou!

GGZ Oost Brabant, dít is jouw instelling

Als Medisch Secretaresse ben je verantwoordelijk voor de zorglogistiek, waarbij jij de spil bent voor ons multidisciplinair team Kind & Jeugd. Dit alles vanuit de hectiek van een secretariaat waar de zorg en de bijbehorende ondersteuning nu eenmaal mee te maken heeft. Met jouw gedegen basis in de vorm van een erkende opleiding tot (Medisch) Secretaresse, MBO/HBO opleiding en werkervaring binnen de GGZ of logistiek, weet je met jouw positieve energie, structuur te geven, oplossingen te bieden en prioriteiten te stellen waarmee je rust creëert en het vertrouwen weet te winnen van je collega’s en van onze cliënten.

Hoe ziet jouw takenpakket eruit?

Je werkzaamheden als Medisch Secretaresse zijn conform de bijbehorende functiebeschrijving ‘medewerker administratieve organisatie’.

Een van de belangrijkste taken is zorgen dat het logistieke proces (aanmelding tot uitschrijving) zo efficiënt en foutloos mogelijk verloopt, zodat de facturering door de Zorgadministratie zo vlot mogelijk afgehandeld kan worden. Hierbij coach je behandelaren om de juiste administratieve handelingen op het juiste moment te doen. Zelf zorg je voor het correct invoeren van nieuwe cliënten, plant intakes en onderzoeken, evaluatie momenten, en zorgt voor correcte uitschrijving van cliënten.

Dagelijks verwerk je de binnengekomen e-mails en de post, en je zorgt voor een accurate dossiervoering, volgens AVG-richtlijnen. Je bent verantwoordelijk voor planning van zowel enkelvoudige als complexe afspraken (behandeling en diagnostiek) met familieleden, ketenpartners en de cliënt zelf. Daarnaast regel je spreekruimtes en verzorg je correspondentie, onder andere richting huisartsen en andere samenwerkingspartners. Je bereid wekelijks het MDO (Multidisciplinair overleg) voor, agenda en bijbehorende stukken. Het secretariaat is het eerste aanspreekpunt voor cliënten, je beantwoord telefoontjes van cliënten en ketenpartners, huisartsen, zoals verzoeken plannen of verzetten afspraken, aanvraag herhaal recepten en aanvragen consultatie. Ook crisistelefoontjes komen binnen, dat vraagt om een juiste inschatting, een luisterend oor, het stellen van de juiste vragen, en een rustige, vlotte, doortastende en accurate aanpak. We werken o.a. met de volgende systemen: XMCARE/EPD (elektronisch patiëntendossier), Excel, Outlook, Zorgdomein, ROQUA, E-mental Health, Zorg voor Jeugd.

Maak kennis met het team

Je komt te werken in het team Kind en Jeugd, een enthousiast en ambitieus team. Binnen het team hechten we grote waarde aan samenwerking met oog voor goede afstemming met het cliëntsysteem, met elkaar en onze ketenpartners. Als Medisch Secretaresse maak je onderdeel uit van de administratieve organisatie en geef je ondersteuning aan alle disciplines binnen de zorggroep. Daarnaast ben je vraagbaak voor zowel cliënten als medewerkers.

Dit ben jij

Jij bent een (Medisch) Secretaresse met lef en een open vizier. Daarmee draag jij bij aan onze ambitie om dé netwerkspeler te worden die gaat voor de mentaal gezondste regio in 2025. Meer weten over onze strategische koers? Dat lees je hier.

Verder breng je mee:

• Een relevante afgeronde opleiding als b.v. Medisch Secretaresse of Office Management Support Specialist (voorheen management assistent) (minimaal op MBO niveau).

• Bij voorkeur ervaring met het plannen van complexe (behandel) afspraken.

• Je weet structuur te geven, oplossingen te bieden en prioriteiten te stellen waarmee je rust creëert.

• Je bent proactief, hebt een probleemoplossend vermogen en beschikt over een helicopterview.

• Je werkt op klantgerichte en verbindende wijze en toont persoonlijk leiderschap.

• Inzicht en affiniteit met logistieke administratieve processen en je hebt affiniteit met de zorg.
  
  

Daarom werk je bij GGZ Oost Brabant:

Wij bieden je een werkomgeving waarin je gezond en met plezier kunt werken, met een prettige cultuur waarin collega’s graag voor elkaar klaar staan.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.387,- en € 3.541,- op basis van een 36-urige werkweek (CAO GGZ, FWG 40).

• Een jaarcontract tussen 28 en 36 uur per week met uitzicht op vast dienstverband. Bij een contract voor 28 uur werk je volledig binnen het secretariaat van Kind & Jeugd. Bij een contract van 36 uur werk je in een combinatiebaan naast Kind & Jeugd, binnen een ander team van de Administratieve Organisatie).

• Tegemoetkoming in de reiskosten.

• Een volledige 13e maand (8,33 % van je bruto jaarsalaris).

• Ruime mogelijkheden om door scholing en goede studiefaciliteiten jezelf verder te ontwikkelen.

• FiscFree®; met belastingvoordeel producten aanschaffen zoals fietsen, een abonnement op de sportschool, mobiele telefoon, tablet of laptop.

• Jaarlijks € 500,- (bruto bij fulltime dienstverband) te besteden aan extra salaris, opleiding of verlof (balansbudget).

• Overige aantrekkelijke regelingen (zoals thuiswerkregeling, extra reiskostenvergoeding & verlof verkopen).

• Kijk hier voor een volledig overzicht van onze arbeidsvoorwaarden.
  
  

Past jouw instelling bij de onze?

We gaan graag met je in gesprek! Solliciteer direct of neem voor meer informatie contact op met:
 - Martijn van Dongen, Manager Bedrijfsvoering, bereikbaar via tel 088-8460001 of mjm.dongenvan@ggzoostbrabant.nl

- Linda Willems, Manager Behandelzaken, bereikbaar via tel 088-8460001 of l.willems@ggzoostbrabant.n

- Karin Willems, Medisch Secretaresse Kind & jeugd bereikbaar via tel 088-8460001 of kmj.willems@ggzoostbrabant.nl, voor inhoudelijke vragen over de functie.

- Marlies van den Berg, Recruiter, bereikbaar via 06-51132892 of recruiter@ggzoostbrabant.nl.

Zolang deze vacature online staat, kun je reageren. Wacht echter niet te lang want wij gaan graag in gesprek met de juiste kandidaat. Zo snel mogelijk na je sollicitatie laten wij weten of wij je uit willen nodigen voor een kennismaking.

GGZ Oost Brabant. Dat is de juiste instelling! Pas jij bij ons? Ontdek het hier in 1 minuut!

*Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.